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1. 會(huì)議活動(dòng)策劃：會(huì)議活動(dòng)主管負(fù)責(zé)制定會(huì)議活動(dòng)的策劃方案，與上級(jí)、相關(guān)部門(mén)和參與者溝通，確定會(huì)議目標(biāo)、主題、日期、時(shí)間和地點(diǎn)等。此外，還需要制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議日程安排、議題、演講嘉賓安排和會(huì)議材料的準(zhǔn)備等。
2. 會(huì)議資源管理：主管需要管理和協(xié)調(diào)會(huì)議所需的各種資源，包括與供應(yīng)商和承包商合作，確保會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、餐飲服務(wù)和交通等方面的準(zhǔn)備工作。同時(shí)，還需要與其他部門(mén)溝通，協(xié)調(diào)利用組織內(nèi)部的資源，如IT支持、人力資源和財(cái)務(wù)等。
3. 參與者管理：主管需要協(xié)助相關(guān)部門(mén)和參與者安排參會(huì)人員的注冊(cè)、接待和住宿等事宜。他們需要與參與者進(jìn)行有效的溝通，提供必要的信息和支持，確保參會(huì)人員順利并滿(mǎn)意地參加會(huì)議。
4. 會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行：在會(huì)議當(dāng)天，主管需要確保一切準(zhǔn)備就緒，并確保會(huì)議按照議程順利進(jìn)行。他們還需要解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件，并確保會(huì)議期間的順利溝通和協(xié)作。
5. 會(huì)后總結(jié)和評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，主管需要對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，與參與者進(jìn)行反饋，了解他們對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議。此外，還需要撰寫(xiě)會(huì)議總結(jié)報(bào)告，記錄會(huì)議活動(dòng)的進(jìn)展和成果，并提出改進(jìn)措施和建議。
6. 項(xiàng)目會(huì)議職責(zé)：擔(dān)任西雅圖活動(dòng)團(tuán)隊(duì)、其他基金會(huì)同事和外部聯(lián)系人在中國(guó)辦公空間使用方面的主要聯(lián)系人。
7. 質(zhì)量控制：主管需要監(jiān)督會(huì)議活動(dòng)的質(zhì)量，確保會(huì)議活動(dòng)符合公司的政策和標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到參與者的期望。他們還需要與相關(guān)部門(mén)合作，確保會(huì)議活動(dòng)按照計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行，并對(duì)會(huì)議活動(dòng)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。
8. 團(tuán)隊(duì)管理：主管可能需要管理會(huì)議活動(dòng)團(tuán)隊(duì)，分配工作任務(wù)，指導(dǎo)和培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)成員，確保團(tuán)隊(duì)成員充分理解并履行自己的職責(zé)。他們還需要評(píng)估團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效，提供必要的反饋和支持。管理現(xiàn)場(chǎng)保潔團(tuán)隊(duì)和技術(shù)員考勤，績(jī)效，上傳下達(dá)客戶(hù)的通知，執(zhí)行相應(yīng)的培訓(xùn)制度。
9. 項(xiàng)目管理：每月初與客戶(hù)對(duì)賬結(jié)算，開(kāi)票流程，月底與CBRE財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)當(dāng)月預(yù)估費(fèi)用。
10. 其他上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。
Qualifications and Education:
1. 學(xué)士或?qū)W士學(xué)位優(yōu)先，優(yōu)秀的中英文寫(xiě)作和口語(yǔ)；
2. 在運(yùn)營(yíng)部門(mén)至少有5-7年的辦公室管理經(jīng)驗(yàn)，最好是在經(jīng)理級(jí)、快節(jié)奏的組織中。
3. 具備設(shè)定優(yōu)先事項(xiàng)和滿(mǎn)足截止日期的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)平衡為多個(gè)人提供支持的需求，包括日歷管理、旅行安排和活動(dòng)規(guī)劃協(xié)調(diào)。
4. 在需要外交和良好判斷力的環(huán)境中，具備出色的口頭和書(shū)面溝通技巧，能夠管理與組織內(nèi)外各級(jí)個(gè)人的互動(dòng)。
5. 在撰寫(xiě)、打字和校對(duì)材料時(shí)需要持續(xù)關(guān)注細(xì)節(jié)的職位上，證明了在截止日期前的有效性。
6. 在不斷變化的環(huán)境中建立組織系統(tǒng)以提高效率和運(yùn)作的經(jīng)驗(yàn)。
7. 具備多任務(wù)處理、預(yù)測(cè)需求、適應(yīng)不斷變化的優(yōu)先事項(xiàng)以及作為團(tuán)隊(duì)中有效和高效成員運(yùn)作的能力
8. 有團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn)。
9. 形象好、氣質(zhì)佳、無(wú)口音吐字清晰、有親和力；
10. 思維敏捷、有創(chuàng)造性，溝通能力強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)高；
11. 有高端會(huì)服經(jīng)驗(yàn)，政府會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)；
12. 熟練使用辦公軟件；