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**一、行政工作職責(zé)**
1. **文件與檔案管理**
- 負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管。例如，收到上級部門的通知文件后，要及時(shí)進(jìn)行登記，注明文件編號、日期、主題等信息，然后按照規(guī)定的流程傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門人員閱讀，閱讀完畢后將文件整理歸檔，以便日后查閱。
- 建立并維護(hù)公司的檔案系統(tǒng)，包括員工檔案、合同檔案、項(xiàng)目檔案等。對于員工檔案，要收集和整理員工的基本信息、入職材料、績效考核記錄等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
2. **辦公用品與設(shè)備管理**
- 統(tǒng)計(jì)公司辦公用品的需求，進(jìn)行采購和分發(fā)。要定期收集各部門的辦公用品需求清單，根據(jù)清單進(jìn)行集中采購，在采購過程中比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和質(zhì)量，選擇最合適的產(chǎn)品。采購回來后，將辦公用品按照部門需求進(jìn)行分發(fā)，并做好記錄。
- 負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等）的維護(hù)和管理。包括聯(lián)系設(shè)備維修人員對出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行維修，定期對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如清潔打印機(jī)內(nèi)部、更新電腦軟件等，同時(shí)還要記錄設(shè)備的采購日期、維修情況等信息。
3. **會議與活動(dòng)組織**
- 安排公司會議，包括預(yù)訂會議室、發(fā)送會議通知、準(zhǔn)備會議資料等。在預(yù)訂會議室時(shí)，要考慮會議的規(guī)模和時(shí)間，確保會議室能夠滿足會議的需求。發(fā)送會議通知時(shí)，要明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題和參會人員等信息。并且要提前準(zhǔn)備好會議所需的文件、投影儀等設(shè)備和資料。
- 協(xié)助組織公司內(nèi)部的活動(dòng)，如員工培訓(xùn)、團(tuán)建活動(dòng)等。對于員工培訓(xùn)活動(dòng)，要聯(lián)系培訓(xùn)講師，安排培訓(xùn)場地，準(zhǔn)備培訓(xùn)教材等；對于團(tuán)建活動(dòng)，要策劃活動(dòng)方案，預(yù)訂活動(dòng)場地，安排交通和餐飲等事宜。
4. **行政事務(wù)溝通協(xié)調(diào)**
- 作為公司內(nèi)部溝通的橋梁，負(fù)責(zé)傳達(dá)上級指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。例如，當(dāng)公司管理層有新的政策或任務(wù)下達(dá)時(shí)，要及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個(gè)部門。如果部門之間在工作中出現(xiàn)矛盾或需要協(xié)作的情況，要積極協(xié)調(diào)，促進(jìn)工作的順利開展。
- 處理外部來訪人員的接待工作，包括預(yù)約登記、引導(dǎo)接待等。當(dāng)有客戶或合作伙伴來訪時(shí)，要提前與相關(guān)人員確認(rèn)來訪時(shí)間和目的，做好預(yù)約登記。來訪當(dāng)天，要在公司前臺熱情接待，引導(dǎo)他們到指定的會議室或辦公區(qū)域，并提供茶水等服務(wù)。
**二、出納工作職責(zé)**
1. **銀行存款收付與對賬**
- 辦理公司銀行存款的收付業(yè)務(wù)，包括通過銀行轉(zhuǎn)賬收取客戶款項(xiàng)、支付供應(yīng)商貨款、繳納稅款等。在進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬操作時(shí)，要嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)審批制度，核對轉(zhuǎn)賬金額、收款單位名稱、賬號等信息，確保轉(zhuǎn)賬準(zhǔn)確無誤。
- 定期與銀行對賬，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。一般每月末要獲取銀行對賬單，將銀行對賬單與公司的銀行存款日記賬進(jìn)行核對。如果發(fā)現(xiàn)兩者之間存在差異，要通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表來調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)，確保銀行存款賬賬相符。
2. **票據(jù)管理**
- 負(fù)責(zé)公司支票、匯票等票據(jù)的購買、保管和使用。購買票據(jù)時(shí)，要按照銀行的規(guī)定填寫相關(guān)申請表格，辦理購買手續(xù)。保管票據(jù)時(shí)，要設(shè)立專門的票據(jù)登記簿，對票據(jù)的號碼、出票日期、金額、收款單位等信息進(jìn)行登記，確保票據(jù)的安全。
- 在使用票據(jù)時(shí)，要嚴(yán)格按照票據(jù)法的規(guī)定填寫和背書，防止票據(jù)的遺失和被盜用。例如，開具支票時(shí)，要填寫清楚日期、金額、收款人等信息，加蓋公司的財(cái)務(wù)專用章和法人章。
3. **財(cái)務(wù)報(bào)告協(xié)助**
- 協(xié)助會計(jì)人員編制資金日報(bào)表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表。資金日報(bào)表要反映公司當(dāng)日的現(xiàn)金和銀行存款的收支情況以及余額，為公司管理層提供資金動(dòng)態(tài)信息。在編制現(xiàn)金流量表時(shí)，要提供現(xiàn)金收付的詳細(xì)數(shù)據(jù)，幫助會計(jì)人員準(zhǔn)確分析公司的現(xiàn)金流量狀況。